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ISO 三個體系認證之間的差異
2022-12-08
質量管理中怎么解決盲、亂、散、松、空、錯的問題
2018-04-23 10:31:34
記(ji)錄(lu)(lu)是(shi)記(ji)載過程(cheng)(cheng)狀態(tai)和過程(cheng)(cheng)結果(guo)的文件，是(shi)質量(liang)管理體系文件的一(yi)個重要組成部(bu)分。所謂過程(cheng)(cheng)狀態(tai)主要針對產(chan)(chan)品質量(liang)的形成過程(cheng)(cheng)和體系的運行(xing)過程(cheng)(cheng)，而過程(cheng)(cheng)結果(guo)則是(shi)指體系運行(xing)效果(guo)和產(chan)(chan)品滿足質量(liang)要求的程(cheng)(cheng)度。根(gen)據(ju)記(ji)錄(lu)(lu)的上述特性，記(ji)錄(lu)(lu)在組織的質量(liang)管理體系中發揮(hui)著(zhu)重要的作用。
1、在記錄過程中(zhong)常(chang)見的問題(ti)
盲(mang)：記錄的設置、設計(ji)目(mu)的、功能(neng)不明，不是為管理、改(gai)進所(suo)用，而是為了(le)應付檢查。
亂：記(ji)錄的(de)設置、設計隨意性強(qiang)，缺(que)乏(fa)體系考慮，記(ji)錄的(de)填寫，保(bao)管收集混亂，責任不清(qing)。
散：保存、管理分散，未作(zuo)統一(yi)的(de)規(gui)定。
松：記(ji)錄(lu)填(tian)寫、傳遞(di)、保管(guan)不嚴(yan)(yan)，日常(chang)疏于檢查，達(da)不到要求，無人(ren)考(kao)核，且丟(diu)失和涂(tu)改現象嚴(yan)(yan)重。
空(kong)：該(gai)填(tian)不(bu)填(tian)，空(kong)格很多(duo)，缺(que)乏嚴肅(su)性，法定性。
錯(cuo)：寫錯(cuo)別(bie)字，語(yu)言表達不清，填寫錯(cuo)誤(wu)。
2、記錄的設計(ji)和編制意義
記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管(guan)理(li)體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。
記(ji)錄(lu)的(de)真(zhen)實(shi)(shi)性(xing)和(he)準(zhun)確(que)(que)性(xing)：真(zhen)實(shi)(shi)準(zhun)確(que)(que)的(de)記(ji)載質量(liang)信(xin)息，才能為有效(xiao)地運行組織的(de)質量(liang)管理體系并實(shi)(shi)現持續改進提(ti)供可靠的(de)依(yi)據，因(yin)此，在確(que)(que)定記(ji)錄(lu)的(de)格式和(he)內(nei)容的(de)同(tong)時，應考慮(lv)使用者填寫(xie)方便(bian)并保證能夠在現有條件(jian)下(xia)準(zhun)確(que)(que)地獲(huo)取所(suo)需的(de)質量(liang)信(xin)息。填寫(xie)記(ji)錄(lu)應實(shi)(shi)事求是、嚴肅認(ren)真(zhen)。
記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)規范化(hua)和(he)(he)標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)化(hua)：應盡量(liang)采(cai)用(yong)國(guo)際、國(guo)內(nei)或行業標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)，參考先進(jin)組織的(de)(de)(de)(de)成(cheng)功經(jing)驗以使記(ji)錄(lu)(lu)更加規范化(hua)和(he)(he)標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)化(hua)，在建立質量(liang)管理體系過(guo)程中，應當對(dui)現行的(de)(de)(de)(de)進(jin)行清理，廢(fei)立多余的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)，修改(gai)不(bu)適用(yong)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)，沿(yan)用(yong)有價值的(de)(de)(de)(de)并增補(bu)必需的(de)(de)(de)(de)，應使用(yong)適當的(de)(de)(de)(de)表(biao)格(ge)(ge)或圖表(biao)格(ge)(ge)式加以規定(ding)，按要求(qiu)統(tong)一編號，使各項活動的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)更加系統(tong)和(he)(he)協調，實現記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)化(hua)管理。對(dui)于同一種活動的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)格(ge)(ge)式應當是固(gu)定(ding)的(de)(de)(de)(de)，不(bu)能隨(sui)意變更，造成(cheng)混亂(luan)，即使需要修改(gai)，也應規定(ding)一個統(tong)一的(de)(de)(de)(de)時間(jian)開(kai)始使用(yong)新表(biao)格(ge)(ge)。
3、記錄(lu)的(de)填寫要求和注(zhu)意事項
記錄(lu)用(yong)(yong)筆(bi)要(yao)求：記錄(lu)用(yong)(yong)筆(bi)可以用(yong)(yong)鋼筆(bi)、圓珠筆(bi)或簽字(zi)筆(bi)，不(bu)應用(yong)(yong)紅(hong)筆(bi)，這些筆(bi)能夠確保記錄(lu)永不(bu)褪色。用(yong)(yong)筆(bi)一定要(yao)考慮其字(zi)跡的持久性(xing)和(he)可靠性(xing)。
記(ji)(ji)(ji)錄(lu)的(de)(de)原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)：記(ji)(ji)(ji)錄(lu)要保(bao)持(chi)現場運作，如實(shi)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)，這就是(shi)原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)。原(yuan)始(shi)就是(shi)最初的(de)(de)第(di)一(yi)手(shou)的(de)(de)。原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)就是(shi)當(dang)天的(de)(de)運作當(dang)天記(ji)(ji)(ji)，當(dang)周(zhou)的(de)(de)活動(dong)當(dang)周(zhou)記(ji)(ji)(ji)。做到及時和(he)真實(shi)，不允許(xu)添加點滴水分，使記(ji)(ji)(ji)錄(lu)真實(shi)可靠。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)保(bao)持(chi)其原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)，不可以(yi)重(zhong)新抄寫和(he)復印(yin)，更不可以(yi)在過程進行完后加以(yi)修飾和(he)裝點。
記錄的清晰(xi)準確：記錄是作為闡(chan)明質(zhi)量管理體系(xi)所(suo)取得結果或提供體系(xi)所(suo)完成(cheng)活動的證(zheng)據(ju)的文件而策劃設置的，即是證(zheng)據(ju)，首先要(yao)(yao)屬實(shi)(shi)，要(yao)(yao)做到屬實(shi)(shi)，就要(yao)(yao)將過(guo)程做到位并運作事實(shi)(shi)記得正確和清晰(xi)，語言和用字都(dou)要(yao)(yao)規范。不(bu)但使自(zi)己能(neng)看(kan)清楚(chu)，也(ye)能(neng)使別(bie)人都(dou)看(kan)清楚(chu)。
筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)的處(chu)理(li)：在(zai)(zai)填寫記錄出(chu)現(xian)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)后，不要在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)處(chu)亂(luan)寫亂(luan)畫，甚至(zhi)涂成(cheng)黑色或(huo)(huo)用(yong)修整液(ye)加以掩(yan)蓋，正(zheng)確的處(chu)理(li)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)的方法，是在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)的文(wen)字或(huo)(huo)數據(ju)上(shang)，用(yong)原使用(yong)的筆(bi)(bi)墨畫一橫(heng)線(xian)，再在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)處(chu)的上(shang)行間或(huo)(huo)下行間填上(shang)正(zheng)確的文(wen)字和數值。
空(kong)白(bai)欄目(mu)的填寫(xie)：有(you)(you)些記錄在(zai)運作(zuo)的情(qing)況下所(suo)有(you)(you)的欄目(mu)無(wu)內(nei)(nei)(nei)容可填。怎(zen)么處置呢？空(kong)白(bai)欄目(mu)不(bu)能(neng)不(bu)填，其填寫(xie)的方法是在(zai)空(kong)白(bai)的適中位置畫一(yi)橫(heng)線，表示記錄者已經關注到(dao)這一(yi)欄目(mu)，只是無(wu)內(nei)(nei)(nei)容可填，就(jiu)以一(yi)橫(heng)線代(dai)之(zhi)，如果(guo)縱向有(you)(you)幾行均無(wu)內(nei)(nei)(nei)容填寫(xie)，亦(yi)可用一(yi)斜(xie)線代(dai)之(zhi)。
簽(qian)(qian)署(shu)要求(qiu)：記錄(lu)(lu)中會包含各(ge)種類型的簽(qian)(qian)署(shu)，有(you)作(zuo)業后的簽(qian)(qian)署(shu)，有(you)認(ren)可、審定(ding)、批準等簽(qian)(qian)署(shu)，這些(xie)簽(qian)(qian)署(shu)都是(shi)這原則、權限和相互(hu)關系的體現，是(shi)記錄(lu)(lu)運作(zuo)中不可少的組(zu)成部分，任何簽(qian)(qian)署(shu)都應簽(qian)(qian)署(shu)全名(ming)(ming)，同時盡可能的清(qing)晰易(yi)辨，不允許(xu)有(you)姓無名(ming)(ming)或有(you)名(ming)(ming)無姓情況(kuang)存在。
4、記錄的管理和(he)控制
記(ji)錄的標(biao)識(shi)：應具有(you)唯一性標(biao)識(shi)，為了(le)便于歸檔和檢索，記(ji)錄應具有(you)分類號和流(liu)水號。標(biao)識(shi)的內容應包(bao)括(kuo)：記(ji)錄表(biao)格(ge)所屬(shu)的質量管理(li)文件的編號、版(ban)本(ben)號、表(biao)號、頁號、沒有(you)標(biao)識(shi)或不(bu)符(fu)合(he)標(biao)識(shi)要求(qiu)的記(ji)錄表(biao)格(ge)是(shi)無效的表(biao)格(ge)。
記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)貯存(cun)和(he)保(bao)(bao)(bao)(bao)管：記(ji)錄(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)(ying)當按照檔案要(yao)(yao)求(qiu)立(li)卷貯存(cun)和(he)保(bao)(bao)(bao)(bao)管。記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)管由專(zhuan)人(ren)或專(zhuan)門(men)的(de)(de)(de)(de)(de)主(zhu)管部門(men)負責，應(ying)(ying)(ying)建立(li)必要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)管制度，保(bao)(bao)(bao)(bao)管方式(shi)應(ying)(ying)(ying)便于檢索合(he)存(cun)取，保(bao)(bao)(bao)(bao)管環境(jing)應(ying)(ying)(ying)適宜可靠，干燥、通風，并有(you)必要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)架、箱，應(ying)(ying)(ying)做到防(fang)潮、防(fang)火、防(fang)蛀、防(fang)止損壞、變(bian)質合(he)丟失(shi)。管以(yi)及路的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)期(qi)限問題，如(ru)果(guo)外部沒(mei)有(you)要(yao)(yao)求(qiu)的(de)(de)(de)(de)(de)，組(zu)織可針對不(bu)同產品的(de)(de)(de)(de)(de)特點合(he)法規要(yao)(yao)求(qiu)做出(chu)相應(ying)(ying)(ying)規定，如(ru)果(guo)合(he)同對記(ji)錄(lu)(lu)(lu)提出(chu)要(yao)(yao)求(qiu)，則按照顧(gu)客的(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)(yao)求(qiu)確定保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)期(qi)限。一般(ban)情(qing)況下，記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)期(qi)限為(wei)2年，主(zhu)要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)(ying)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)3年，重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)(ying)長期(qi)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)。
記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)檢索：一項(xiang)質量活(huo)動往往涉(she)及到(dao)多項(xiang)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)內容(rong)和(he)表格，為了(le)(le)避免漏項(xiang)，應當(dang)對(dui)(dui)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)進(jin)行編目(mu)(mu)，編目(mu)(mu)具有(you)(you)引(yin)導和(he)路徑作(zuo)用(yong)，可以便(bian)于記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)查閱和(he)使用(yong)，使查閱對(dui)(dui)該項(xiang)質量活(huo)動的(de)(de)(de)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)能有(you)(you)一個整(zheng)體的(de)(de)(de)了(le)(le)解。對(dui)(dui)于一個項(xiang)目(mu)(mu)，合同或是產品實現(xian)后(hou)過程，可以考慮建立(li)一個總(zong)編目(mu)(mu)，按產 品實現(xian)的(de)(de)(de)進(jin)度進(jin)行排(pai)列。對(dui)(dui)于記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)內容(rong)較(jiao)多，質量活(huo)動聯系(xi)(xi)復(fu)雜(za)的(de)(de)(de)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)，也(ye)可設置分項(xiang)編目(mu)(mu)。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)在(zai)歸檔(dang)前經主管(guan)部門(men)驗收(shou)合格后(hou)方可進(jin)行，如果歸檔(dang)資料(liao)不全，負責歸檔(dang)驗收(shou)的(de)(de)(de)部門(men)有(you)(you)權(quan)拒收(shou)。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)中包含了(le)(le)大量有(you)(you)用(yong)的(de)(de)(de)體系(xi)(xi)運行證據和(he)原始信息，要發(fa)揮其作(zuo)用(yong)必須使用(yong)其便(bian)于有(you)(you)關部門(men)和(he)員工(gong)查找，記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)查閱納入計算機管(guan)理是比(bi)較(jiao)好的(de)(de)(de)做法，編制電子索引(yin)，可以提高檢索和(he)查閱的(de)(de)(de)效率。
記(ji)(ji)(ji)錄的(de)處置：超過(guo)規定(ding)保存期限的(de)記(ji)(ji)(ji)錄，應統一進行(xing)處理(li)，重要(yao)(yao)的(de)含有(you)保密內容(rong)的(de)記(ji)(ji)(ji)錄須保留銷毀記(ji)(ji)(ji)錄。記(ji)(ji)(ji)錄必須如(ru)實記(ji)(ji)(ji)載產品質(zhi)量(liang)的(de)形成過(guo)程(cheng)和最(zui)終(zhong)狀(zhuang)(zhuang)態(tai)，如(ru)實反映質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體系過(guo)程(cheng)、過(guo)程(cheng)和活(huo)動的(de)運行(xing)狀(zhuang)(zhuang)況和結果，證實產品滿足技術標準、合(he)同、法(fa)規要(yao)(yao)求(qiu)以及顧客的(de)期望(wang)的(de)程(cheng)度，反映組織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體系是否已得到有(you)效(xiao)運行(xing)，產品、過(guo)程(cheng)和整(zheng)個體系的(de)運行(xing)是否達到了預期的(de)要(yao)(yao)求(qiu)。
5、質量記錄報表(biao)填寫注意(yi)事項(xiang)
質(zhi)量記錄(lu)用于記載過(guo)程狀態和(he)(he)過(guo)程結果，是(shi)企業質(zhi)量保(bao)證的客觀依據(ju)，為采取糾(jiu)正和(he)(he)預防措施提供依據(ju)，有利(li)于產品標識和(he)(he)可追溯性。
質量記錄填寫(xie)有以下事(shi)項(xiang)需要注(zhu)意：
報表填(tian)寫必須完整，盡可能(neng)詳細，對所列示的所有內容(rong)均要(yao)(yao)填(tian)寫清楚(chu)，如不能(neng)填(tian)寫的內容(rong)要(yao)(yao)用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄(lan)的填(tian)寫，要(yao)(yao)寫全名。
記(ji)錄(lu)要(yao)求準確清(qing)(qing)晰(xi)，不(bu)(bu)得潦草，更不(bu)(bu)得隨便在記(ji)錄(lu)上亂涂亂畫，記(ji)錄(lu)背(bei)面也一樣，特別注意的是要(yao)檢(jian)查(cha)最后填寫(xie)的清(qing)(qing)晰(xi)度，不(bu)(bu)清(qing)(qing)晰(xi)者要(yao)進行重填。
記錄(lu)不(bu)得隨便進行更改(gai)，需要(yao)(yao)更改(gai)時(shi)(shi)正確的(de)做法是先將錯(cuo)誤的(de)地方(fang)用一(yi)條橫線劃(hua)掉，然后在(zai)旁邊(bian)寫(xie)(xie)(xie)上正確的(de)內容(rong)，同時(shi)(shi)在(zai)旁邊(bian)進行簽名(ming)，并寫(xie)(xie)(xie)上日(ri)期(qi)。值得注意的(de)是：如是數(shu)字錯(cuo)誤，應(ying)將整個(ge)數(shu)字劃(hua)掉，不(bu)能僅(jin)將數(shu)字中寫(xie)(xie)(xie)錯(cuo)的(de)位數(shu)劃(hua)掉。簽名(ming)時(shi)(shi)要(yao)(yao)注意寫(xie)(xie)(xie)全名(ming)，不(bu)能僅(jin)寫(xie)(xie)(xie)一(yi)個(ge)字或(huo)寫(xie)(xie)(xie)某主任(ren)、某經(jing)理、某先生(sheng)、某小姐等。填(tian)寫(xie)(xie)(xie)日(ri)期(qi)時(shi)(shi)要(yao)(yao)寫(xie)(xie)(xie)全年(nian)月(yue)日(ri)，例如文件的(de)起草日(ri)期(qi)為(wei)2004年(nian)2月(yue)1日(ri)可寫(xie)(xie)(xie)為(wei)1/2.04或(huo)2004/2/1、2004.2.1等。
不準使(shi)(shi)用(yong)涂改液，也(ye)不能使(shi)(shi)用(yong)修(xiu)正紙等，不準用(yong)鉛筆填寫，一(yi)般不準用(yong)紅色筆跡填寫，尤(you)其是(shi)簽名。
記錄報(bao)表(biao)的(de)日期(qi)和(he)流水(shui)(shui)號要(yao)寫全，便于追(zhui)溯和(he)管理(li)。日期(qi)填(tian)制要(yao)寫全年(nian)(nian)月日，如2004年(nian)(nian)2月1日；流水(shui)(shui)號的(de)填(tian)制必須(xu)按固定的(de)編號規則進行，流水(shui)(shui)號的(de)填(tian)寫位置在(zai)報(bao)表(biao)的(de)右上角。品證部推薦的(de)編號格式為：年(nian)(nian)份(fen)/月份(fen)/流水(shui)(shui)號，如2004年(nian)(nian)2月的(de)第15份(fen)報(bao)表(biao)的(de)流水(shui)(shui)號為04/02/015。
1、在記錄過程中(zhong)常(chang)見的問題(ti)
盲(mang)：記錄的設置、設計(ji)目(mu)的、功能(neng)不明，不是為管理、改(gai)進所(suo)用，而是為了(le)應付檢查。
亂：記(ji)錄的(de)設置、設計隨意性強(qiang)，缺(que)乏(fa)體系考慮，記(ji)錄的(de)填寫，保(bao)管收集混亂，責任不清(qing)。
散：保存、管理分散，未作(zuo)統一(yi)的(de)規(gui)定。
松：記(ji)錄(lu)填(tian)寫、傳遞(di)、保管(guan)不嚴(yan)(yan)，日常(chang)疏于檢查，達(da)不到要求，無人(ren)考(kao)核，且丟(diu)失和涂(tu)改現象嚴(yan)(yan)重。
空(kong)：該(gai)填(tian)不(bu)填(tian)，空(kong)格很多(duo)，缺(que)乏嚴肅(su)性，法定性。
錯(cuo)：寫錯(cuo)別(bie)字，語(yu)言表達不清，填寫錯(cuo)誤(wu)。
2、記錄的設計(ji)和編制意義
記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管(guan)理(li)體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。
記(ji)錄(lu)的(de)真(zhen)實(shi)(shi)性(xing)和(he)準(zhun)確(que)(que)性(xing)：真(zhen)實(shi)(shi)準(zhun)確(que)(que)的(de)記(ji)載質量(liang)信(xin)息，才能為有效(xiao)地運行組織的(de)質量(liang)管理體系并實(shi)(shi)現持續改進提(ti)供可靠的(de)依(yi)據，因(yin)此，在確(que)(que)定記(ji)錄(lu)的(de)格式和(he)內(nei)容的(de)同(tong)時，應考慮(lv)使用者填寫(xie)方便(bian)并保證能夠在現有條件(jian)下(xia)準(zhun)確(que)(que)地獲(huo)取所(suo)需的(de)質量(liang)信(xin)息。填寫(xie)記(ji)錄(lu)應實(shi)(shi)事求是、嚴肅認(ren)真(zhen)。
記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)規范化(hua)和(he)(he)標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)化(hua)：應盡量(liang)采(cai)用(yong)國(guo)際、國(guo)內(nei)或行業標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)，參考先進(jin)組織的(de)(de)(de)(de)成(cheng)功經(jing)驗以使記(ji)錄(lu)(lu)更加規范化(hua)和(he)(he)標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)化(hua)，在建立質量(liang)管理體系過(guo)程中，應當對(dui)現行的(de)(de)(de)(de)進(jin)行清理，廢(fei)立多余的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)，修改(gai)不(bu)適用(yong)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)，沿(yan)用(yong)有價值的(de)(de)(de)(de)并增補(bu)必需的(de)(de)(de)(de)，應使用(yong)適當的(de)(de)(de)(de)表(biao)格(ge)(ge)或圖表(biao)格(ge)(ge)式加以規定(ding)，按要求(qiu)統(tong)一編號，使各項活動的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)更加系統(tong)和(he)(he)協調，實現記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)化(hua)管理。對(dui)于同一種活動的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)格(ge)(ge)式應當是固(gu)定(ding)的(de)(de)(de)(de)，不(bu)能隨(sui)意變更，造成(cheng)混亂(luan)，即使需要修改(gai)，也應規定(ding)一個統(tong)一的(de)(de)(de)(de)時間(jian)開(kai)始使用(yong)新表(biao)格(ge)(ge)。
3、記錄(lu)的(de)填寫要求和注(zhu)意事項
記錄(lu)用(yong)(yong)筆(bi)要(yao)求：記錄(lu)用(yong)(yong)筆(bi)可以用(yong)(yong)鋼筆(bi)、圓珠筆(bi)或簽字(zi)筆(bi)，不(bu)應用(yong)(yong)紅(hong)筆(bi)，這些筆(bi)能夠確保記錄(lu)永不(bu)褪色。用(yong)(yong)筆(bi)一定要(yao)考慮其字(zi)跡的持久性(xing)和(he)可靠性(xing)。
記(ji)(ji)(ji)錄(lu)的(de)(de)原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)：記(ji)(ji)(ji)錄(lu)要保(bao)持(chi)現場運作，如實(shi)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)，這就是(shi)原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)。原(yuan)始(shi)就是(shi)最初的(de)(de)第(di)一(yi)手(shou)的(de)(de)。原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)就是(shi)當(dang)天的(de)(de)運作當(dang)天記(ji)(ji)(ji)，當(dang)周(zhou)的(de)(de)活動(dong)當(dang)周(zhou)記(ji)(ji)(ji)。做到及時和(he)真實(shi)，不允許(xu)添加點滴水分，使記(ji)(ji)(ji)錄(lu)真實(shi)可靠。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)保(bao)持(chi)其原(yuan)始(shi)性(xing)(xing)，不可以(yi)重(zhong)新抄寫和(he)復印(yin)，更不可以(yi)在過程進行完后加以(yi)修飾和(he)裝點。
記錄的清晰(xi)準確：記錄是作為闡(chan)明質(zhi)量管理體系(xi)所(suo)取得結果或提供體系(xi)所(suo)完成(cheng)活動的證(zheng)據(ju)的文件而策劃設置的，即是證(zheng)據(ju)，首先要(yao)(yao)屬實(shi)(shi)，要(yao)(yao)做到屬實(shi)(shi)，就要(yao)(yao)將過(guo)程做到位并運作事實(shi)(shi)記得正確和清晰(xi)，語言和用字都(dou)要(yao)(yao)規范。不(bu)但使自(zi)己能(neng)看(kan)清楚(chu)，也(ye)能(neng)使別(bie)人都(dou)看(kan)清楚(chu)。
筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)的處(chu)理(li)：在(zai)(zai)填寫記錄出(chu)現(xian)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)后，不要在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)處(chu)亂(luan)寫亂(luan)畫，甚至(zhi)涂成(cheng)黑色或(huo)(huo)用(yong)修整液(ye)加以掩(yan)蓋，正(zheng)確的處(chu)理(li)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)的方法，是在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)的文(wen)字或(huo)(huo)數據(ju)上(shang)，用(yong)原使用(yong)的筆(bi)(bi)墨畫一橫(heng)線(xian)，再在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)處(chu)的上(shang)行間或(huo)(huo)下行間填上(shang)正(zheng)確的文(wen)字和數值。
空(kong)白(bai)欄目(mu)的填寫(xie)：有(you)(you)些記錄在(zai)運作(zuo)的情(qing)況下所(suo)有(you)(you)的欄目(mu)無(wu)內(nei)(nei)(nei)容可填。怎(zen)么處置呢？空(kong)白(bai)欄目(mu)不(bu)能(neng)不(bu)填，其填寫(xie)的方法是在(zai)空(kong)白(bai)的適中位置畫一(yi)橫(heng)線，表示記錄者已經關注到(dao)這一(yi)欄目(mu)，只是無(wu)內(nei)(nei)(nei)容可填，就(jiu)以一(yi)橫(heng)線代(dai)之(zhi)，如果(guo)縱向有(you)(you)幾行均無(wu)內(nei)(nei)(nei)容填寫(xie)，亦(yi)可用一(yi)斜(xie)線代(dai)之(zhi)。
簽(qian)(qian)署(shu)要求(qiu)：記錄(lu)(lu)中會包含各(ge)種類型的簽(qian)(qian)署(shu)，有(you)作(zuo)業后的簽(qian)(qian)署(shu)，有(you)認(ren)可、審定(ding)、批準等簽(qian)(qian)署(shu)，這些(xie)簽(qian)(qian)署(shu)都是(shi)這原則、權限和相互(hu)關系的體現，是(shi)記錄(lu)(lu)運作(zuo)中不可少的組(zu)成部分，任何簽(qian)(qian)署(shu)都應簽(qian)(qian)署(shu)全名(ming)(ming)，同時盡可能的清(qing)晰易(yi)辨，不允許(xu)有(you)姓無名(ming)(ming)或有(you)名(ming)(ming)無姓情況(kuang)存在。
4、記錄的管理和(he)控制
記(ji)錄的標(biao)識(shi)：應具有(you)唯一性標(biao)識(shi)，為了(le)便于歸檔和檢索，記(ji)錄應具有(you)分類號和流(liu)水號。標(biao)識(shi)的內容應包(bao)括(kuo)：記(ji)錄表(biao)格(ge)所屬(shu)的質量管理(li)文件的編號、版(ban)本(ben)號、表(biao)號、頁號、沒有(you)標(biao)識(shi)或不(bu)符(fu)合(he)標(biao)識(shi)要求(qiu)的記(ji)錄表(biao)格(ge)是(shi)無效的表(biao)格(ge)。
記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)貯存(cun)和(he)保(bao)(bao)(bao)(bao)管：記(ji)錄(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)(ying)當按照檔案要(yao)(yao)求(qiu)立(li)卷貯存(cun)和(he)保(bao)(bao)(bao)(bao)管。記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)管由專(zhuan)人(ren)或專(zhuan)門(men)的(de)(de)(de)(de)(de)主(zhu)管部門(men)負責，應(ying)(ying)(ying)建立(li)必要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)管制度，保(bao)(bao)(bao)(bao)管方式(shi)應(ying)(ying)(ying)便于檢索合(he)存(cun)取，保(bao)(bao)(bao)(bao)管環境(jing)應(ying)(ying)(ying)適宜可靠，干燥、通風，并有(you)必要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)架、箱，應(ying)(ying)(ying)做到防(fang)潮、防(fang)火、防(fang)蛀、防(fang)止損壞、變(bian)質合(he)丟失(shi)。管以(yi)及路的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)期(qi)限問題，如(ru)果(guo)外部沒(mei)有(you)要(yao)(yao)求(qiu)的(de)(de)(de)(de)(de)，組(zu)織可針對不(bu)同產品的(de)(de)(de)(de)(de)特點合(he)法規要(yao)(yao)求(qiu)做出(chu)相應(ying)(ying)(ying)規定，如(ru)果(guo)合(he)同對記(ji)錄(lu)(lu)(lu)提出(chu)要(yao)(yao)求(qiu)，則按照顧(gu)客的(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)(yao)求(qiu)確定保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)期(qi)限。一般(ban)情(qing)況下，記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)期(qi)限為(wei)2年，主(zhu)要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)(ying)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)3年，重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)(ying)長期(qi)保(bao)(bao)(bao)(bao)存(cun)。
記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)檢索：一項(xiang)質量活(huo)動往往涉(she)及到(dao)多項(xiang)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)內容(rong)和(he)表格，為了(le)(le)避免漏項(xiang)，應當(dang)對(dui)(dui)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)進(jin)行編目(mu)(mu)，編目(mu)(mu)具有(you)(you)引(yin)導和(he)路徑作(zuo)用(yong)，可以便(bian)于記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)查閱和(he)使用(yong)，使查閱對(dui)(dui)該項(xiang)質量活(huo)動的(de)(de)(de)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)能有(you)(you)一個整(zheng)體的(de)(de)(de)了(le)(le)解。對(dui)(dui)于一個項(xiang)目(mu)(mu)，合同或是產品實現(xian)后(hou)過程，可以考慮建立(li)一個總(zong)編目(mu)(mu)，按產 品實現(xian)的(de)(de)(de)進(jin)度進(jin)行排(pai)列。對(dui)(dui)于記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)內容(rong)較(jiao)多，質量活(huo)動聯系(xi)(xi)復(fu)雜(za)的(de)(de)(de)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)，也(ye)可設置分項(xiang)編目(mu)(mu)。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)在(zai)歸檔(dang)前經主管(guan)部門(men)驗收(shou)合格后(hou)方可進(jin)行，如果歸檔(dang)資料(liao)不全，負責歸檔(dang)驗收(shou)的(de)(de)(de)部門(men)有(you)(you)權(quan)拒收(shou)。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)中包含了(le)(le)大量有(you)(you)用(yong)的(de)(de)(de)體系(xi)(xi)運行證據和(he)原始信息，要發(fa)揮其作(zuo)用(yong)必須使用(yong)其便(bian)于有(you)(you)關部門(men)和(he)員工(gong)查找，記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)查閱納入計算機管(guan)理是比(bi)較(jiao)好的(de)(de)(de)做法，編制電子索引(yin)，可以提高檢索和(he)查閱的(de)(de)(de)效率。
記(ji)(ji)(ji)錄的(de)處置：超過(guo)規定(ding)保存期限的(de)記(ji)(ji)(ji)錄，應統一進行(xing)處理(li)，重要(yao)(yao)的(de)含有(you)保密內容(rong)的(de)記(ji)(ji)(ji)錄須保留銷毀記(ji)(ji)(ji)錄。記(ji)(ji)(ji)錄必須如(ru)實記(ji)(ji)(ji)載產品質(zhi)量(liang)的(de)形成過(guo)程(cheng)和最(zui)終(zhong)狀(zhuang)(zhuang)態(tai)，如(ru)實反映質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體系過(guo)程(cheng)、過(guo)程(cheng)和活(huo)動的(de)運行(xing)狀(zhuang)(zhuang)況和結果，證實產品滿足技術標準、合(he)同、法(fa)規要(yao)(yao)求(qiu)以及顧客的(de)期望(wang)的(de)程(cheng)度，反映組織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體系是否已得到有(you)效(xiao)運行(xing)，產品、過(guo)程(cheng)和整(zheng)個體系的(de)運行(xing)是否達到了預期的(de)要(yao)(yao)求(qiu)。
5、質量記錄報表(biao)填寫注意(yi)事項(xiang)
質(zhi)量記錄(lu)用于記載過(guo)程狀態和(he)(he)過(guo)程結果，是(shi)企業質(zhi)量保(bao)證的客觀依據(ju)，為采取糾(jiu)正和(he)(he)預防措施提供依據(ju)，有利(li)于產品標識和(he)(he)可追溯性。
質量記錄填寫(xie)有以下事(shi)項(xiang)需要注(zhu)意：
報表填(tian)寫必須完整，盡可能(neng)詳細，對所列示的所有內容(rong)均要(yao)(yao)填(tian)寫清楚(chu)，如不能(neng)填(tian)寫的內容(rong)要(yao)(yao)用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄(lan)的填(tian)寫，要(yao)(yao)寫全名。
記(ji)錄(lu)要(yao)求準確清(qing)(qing)晰(xi)，不(bu)(bu)得潦草，更不(bu)(bu)得隨便在記(ji)錄(lu)上亂涂亂畫，記(ji)錄(lu)背(bei)面也一樣，特別注意的是要(yao)檢(jian)查(cha)最后填寫(xie)的清(qing)(qing)晰(xi)度，不(bu)(bu)清(qing)(qing)晰(xi)者要(yao)進行重填。
記錄(lu)不(bu)得隨便進行更改(gai)，需要(yao)(yao)更改(gai)時(shi)(shi)正確的(de)做法是先將錯(cuo)誤的(de)地方(fang)用一(yi)條橫線劃(hua)掉，然后在(zai)旁邊(bian)寫(xie)(xie)(xie)上正確的(de)內容(rong)，同時(shi)(shi)在(zai)旁邊(bian)進行簽名(ming)，并寫(xie)(xie)(xie)上日(ri)期(qi)。值得注意的(de)是：如是數(shu)字錯(cuo)誤，應(ying)將整個(ge)數(shu)字劃(hua)掉，不(bu)能僅(jin)將數(shu)字中寫(xie)(xie)(xie)錯(cuo)的(de)位數(shu)劃(hua)掉。簽名(ming)時(shi)(shi)要(yao)(yao)注意寫(xie)(xie)(xie)全名(ming)，不(bu)能僅(jin)寫(xie)(xie)(xie)一(yi)個(ge)字或(huo)寫(xie)(xie)(xie)某主任(ren)、某經(jing)理、某先生(sheng)、某小姐等。填(tian)寫(xie)(xie)(xie)日(ri)期(qi)時(shi)(shi)要(yao)(yao)寫(xie)(xie)(xie)全年(nian)月(yue)日(ri)，例如文件的(de)起草日(ri)期(qi)為(wei)2004年(nian)2月(yue)1日(ri)可寫(xie)(xie)(xie)為(wei)1/2.04或(huo)2004/2/1、2004.2.1等。
不準使(shi)(shi)用(yong)涂改液，也(ye)不能使(shi)(shi)用(yong)修(xiu)正紙等，不準用(yong)鉛筆填寫，一(yi)般不準用(yong)紅色筆跡填寫，尤(you)其是(shi)簽名。
記錄報(bao)表(biao)的(de)日期(qi)和(he)流水(shui)(shui)號要(yao)寫全，便于追(zhui)溯和(he)管理(li)。日期(qi)填(tian)制要(yao)寫全年(nian)(nian)月日，如2004年(nian)(nian)2月1日；流水(shui)(shui)號的(de)填(tian)制必須(xu)按固定的(de)編號規則進行，流水(shui)(shui)號的(de)填(tian)寫位置在(zai)報(bao)表(biao)的(de)右上角。品證部推薦的(de)編號格式為：年(nian)(nian)份(fen)/月份(fen)/流水(shui)(shui)號，如2004年(nian)(nian)2月的(de)第15份(fen)報(bao)表(biao)的(de)流水(shui)(shui)號為04/02/015。
